Facturen en Offertes

Facturen en offertes zijn voor iedere ondernemer mooie onderdelen van de administratie. Hier is geld mee gemoeid… Omzet! Hier krijg je als ondernemer stralende €-tekens van in de ogen.
Toch zijn er ook op dit gebied (fiscale) regels. Hieronder zullen {ook) de voorwaarden, de eisen voor het voetlicht treden.
Er zijn overigens verschillen tussen zakelijke klanten – Business2business (B2B) – en particuliere klanten. We gaan in de navolgende tekst primair uit van B2B.

De offerte

Je hebt een goed acquisitiegesprek gevoerd. Je product of dienst heb je goed voor het voetlicht gebracht. Nu wordt het tijd om de afspraken concreet te maken. Je bent uit op een officiële handtekening van je klant/opdrachtgever. De opdracht komt dichterbij en de offerte is het communicatiemiddel.

Inhoud
In de offerte wordt een aantal zaken beschreven. Denk hierbij aan:

  • wat je levert {je product of dienst},
  • wanneer je levert,
  • het (per onderdeel gespecificeerde) bedrag {de vergoeding, de prijs},
  • je bedrijfsgegevens,
  • de (bedrijfs)gegevens van je klant / opdrachtgever,
  • de termijn waarbinnen je klant / opdrachtgever moet beslissen en
  • een verwijzing naar je (zo mogelijk bijgevoegde) algemene voorwaarden.

Dit laatste is van belang, omdat je algemene voorwaarden alleen van toepassing zijn als je klant/opdrachtgever hier rekening mee kan houden bij zijn beslissing om met jou in zee te gaan.

De factuur

Als er een overeenkomst tot stand is gekomen en je gaat aan het werk, wil je hier uiteraard geld voor krijgen.
Lever je aan particulieren, dan is het maken van een factuur niet verplicht, Lever je aan andere ondernemers, dan hoort (het op zich dus leuke werk van) het factureren dus wel bij het ondernemen. Jouw geldstroom loopt aan de hand van jouw facturen.

Wettelijke voorwaarden
Gaat het om een factuur tot € 100,-, dan mag je een ‘vereenvoudigde factuur’ sturen. Op zo’n factuur moet de volgende informatie staan:

  • je eigen bedrijfsgegevens {NAW|,
  • de factuurdatum,
  • een omschrijving van de geleverde goederen of diensten,
  • het totaalbedrag en
  • het te betalen btw-bedrag (en/of btw-percentage).

Voor grotere facturen gelden meer regels. Welke informatie moet je dan nog meer vermelden?

  • een uniek factuurnummer,
  • je btw-nummer en je kvk-nummer,
  • de (bedrijfs)gegevens van je klant / opdrachtgever {NAW},
  • de kwantiteit van wat je geleverd hebt,
  • de datum van levering en/of de datum van voorbetaling en
  • de prijs inclusief èn de prijs exclusief btw.

Aanvullende bedrijfsgegevens
Als je wilt dat je factuur zonder problemen betaald wordt, is het natuurlijk zeer raadzaam om ook je (zakelijke) bankrekeningnummer en de uiterste betalingstermijn op de factuur te vermelden.

Overige informatie
Zowel van de (getekende) offertes, als van de facturen moet je kopieën archiveren. Hiervoor geldt de standaard bewaartermijn van 7 jaar.
Als de factuur niet voldoet aan de eisen, moet je rekening houden met een boete van (in 2013) maximaal € 4.920,-.

Zoeken