Administratiesysteem

Voor een goede administratie heb je een goede systematiek nodig. Daarbij kun je natuurlijk denken aan het programma, waarin je de gegevens vastlegt. Daarnaast horen echter ook de inrichting van je administratie en de regelmaat van je administratieve werkzaamheden bij dat systeem.

Direct een boekhoudpakket aanschaffen?
Er zijn verschillende programma’s beschikbaar om je boekhouding in bij te houden. Je kunt dit geheel of gedeeltelijk zelf doen, maar je kunt het natuurlijk ook uitbesteden aan een gespecialiseerde boekhouder / administratiekantoor.

  • Een heel goedkope methode is om een bestand in Excel te maken.
    Als je er een beetje handig mee bent, kom je hier als starter goed mee uit de startblokken. Zeker als je geen ingewikkelde administratie hebt.
  • Met een klein boekhoudprogramma kun je als starter vaak ook goed uit de voeten.
    Heb je enige boekhoudkundige kennis, dan biedt een klein – relatief goedkoop – boekhoudprogramma je meer mogelijkheden om eenvoudig te administreren. Hiermee haal je – bij een goede inrichting – snel de informatie eruit die je nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan de cijfers voor je BTW-aangifte.
  • De grotere spelers op de markt van de boekhoudpakketten hebben vaak aantrekkelijke aanbiedingen voor starters.
  • Bekende programma’s als Exact en Unit4 geven je als startende ondernemer vaak de mogelijkheid om gratis of goedkoop kennis te maken. Het voordeel van de grotere spelers is, dat zij een naam hoog moeten houden. Het is echter belangrijk goed uit te zoeken of wat je nodig hebt aansluit bij wat aangeboden wordt. De keuze wat voor jou de beste methode is kunnen wij niet voor je maken. Dat is geheel situatieafhankelijk. Maar het is wel belangrijk om een goede keuze te maken.

    Wat is een handige indeling van je administratie?

    Uit fiscaal oogpunt kun je de administratie als starter zo inrichten, dat de totale inkomsten en uitgaven, de winst en het vermogen en de te betalen BTW eruit afgeleid kunnen worden.

    Grootboekadministratie
    Als ondernemer heb je (op termijn) echter meer informatie nodig om je bedrijf te kunnen sturen. Je wilt weten waar je inkomsten vandaan komen en waar je uitgaven naartoe gaan. En dan is het goed om in een boekhoudpakket een model te hanteren, waarbij de diverse individuele posten rubrieksgewijs worden verzameld. Een model met grootboekrekeningen… Immers, alleen wat je erin stopt kun je er later uit halen…

    De jaarrekening wordt opgebouwd met de puzzelstukjes van je administratie. En welke puzzelstukjes heb je daar zoal voor nodig?

    • Omzet per product(soort)
    • Inkoopbedrag
    • Kosten per soort (bijvoorbeeld huisvesting, verkoop, reis- en verblijf, studie en overige)
    • Investeringen en afschrijvingen
    • Vorderingen (o.a. afnemers/debiteuren)
    • Schulden (o.a. leveranciers/crediteuren)
    • Liquide middelen (kas en bank).

    Nu kun je als startende ondernemer natuurlijk kiezen voor een ‘simpele indeling’. Maar hoe minder je nu invoert, hoe minder informatie je er later ten behoeve van de bedrijfsvoering uit kunt halen.
    Om je administratie ‘op maat’ in te richten is het goed om – als je geen boekhoudkundige achtergrond hebt – contact op te nemen met een boekhouder/administratiekantoor. Zij kunnen je op zijn minst een eind op weg helpen.

    Regelmaat in je administratieve werk
    Omdat veel ondernemers het administratieve werk als ballast zien, is het goed om hier regelmaat in aan te brengen. Dan hoopt het zich in elk geval niet op en loop niet tegen ongewenste achterstanden aan. Hoe dichter je erop zit, hoe minder lastig het is. En als je het helemaal niet ziet zitten, dan kun je het natuurlijk uitbesteden. Maar ook dan geldt dat regelmaat veel extra werk – en dus extra kosten – voorkomt.

Zoeken